Kaip parašyti standartinių operacijų procedūrų vadovą?

Verslas ar organizacija gali efektyviau palengvinti naujų darbuotojų mokymą, naudodama gerai parašytas standartines operacijų procedūras (SOP). Be mokymo, SOP vadovas esamiems komandos nariams suteikia išteklių rečiau naudojamoms procedūroms, užtikrindamas, kad procedūros būtų atliekamos pagal teisingą protokolą, išlaikant kokybės kontrolę. Norint parašyti standartinį darbo procedūrų vadovą, reikia aiškiai suprasti bet kurio proceso veiksmus.

Apibrėžkite pagrindinius procesus

Pažvelkite į visus pagrindinius jūsų įmonės procesus. Pradėkite apibrėžti, kurie procesai bus aprašyti ir susieti SOP vadove. Nors galite nepaskaičiuoti kiekvieno paskutinio proceso, svarbu nustatyti svarbiausius ir svarbiausius.

Pavyzdžiui, restoranas gali apibrėžti pagrindinius procesus, kaip gaminamas konkretus firminis patiekalas. Lygiai taip pat svarbus yra restorano valymo procesas. Sukurkite pagrindinių procesų sąrašą, kad galėtumėte juos visus susieti su SOP vadovu.

Susieti kiekvieną procesą

Kiekvieną procesą apibrėžia veiksmai, reikalingi procesui užbaigti. Jei nepraleisite žingsnio, tai gali reikšti, kad užsakymas buvo pamestas ar uždelstas, arba sugedęs galutinis produktas. Susiejimas - tai darbo eigos braižymas.

Pavyzdžiui, tarkime, kad kuriate SOP, skirtą interneto užklausos pardavimo procesui. Pirmiausia nurodykite, kaip iš pradžių susisiekiama su vadovu, paprašius informacijos: telefono skambučio, el. Pašto ar teksto. Žemėlapis, kiek kartų jūsų pardavimo komanda atlieka tolesnius veiksmus, jei iš pradžių neįmanoma pasiekti perspektyvos, nurodykite konkrečius scenarijus kiekvienam kontaktui.

Susikurkite kitą scenarijų, kada bus pasiekta perspektyva, ir tolesnių veiksmų rinkinį, atsižvelgiant į tai, ar potencialus klientas perka jūsų produktą ar paslaugą, ar nusprendžia atidėti. Kai atvaizduosite, paprastais veiksmais užrašykite procesą.

Kurkite kontrolinius sąrašus ir formas

Bet kokiam procesui komandos nariams lengviau laikytis formos ar kontrolinio sąrašo. Sukurkite išsamų šabloną, pagrįstą susietu procesu. Jei jums reikia surinkti konkrečią informaciją kliento priėmimo vietoje, įsitikinkite, kad šablone yra visa reikalinga informacija, išdėstyta glaustai.

Nemanykite, kad komandos nariai viską prisimena SOP, ypač kai klientas sėdi priešais juos. Integruokite kontrolinius sąrašus ir formas kaip savo proceso žemėlapio ir veiksmų priedą.

Sukurkite išsamų SOP vadovą

Susipažinę su kiekvienu procesu ir sukūrę visus palaikančius dokumentų šablonus, integruokite juos į visą SOP vadovą. Organizuokite vadovą vadovaudamiesi departamentais. Pvz., SOP vadove gali būti skyriai „Pardavimai“, „Operacijos“ ir „Paskirstymas“. Tada kiekvienas skyrius būtų toliau suskirstytas į pagrindinius to skyriaus procesus, paprastai ta tvarka, kuria kiekvienas pagrindinis procesas vyksta apskritai. prekių pristatymas.

Skiltyje „Platinimas“ galite turėti kelis pagrindinius procesus, įskaitant „Užsakymo gavimas“, „Pakuotė pristatymui“, „Pristatymas“ ir „Tolesnė veikla“.

Sutvarkykite SOP vadovą su turinio lentele ir aiškiai nurodykite kiekvieną procedūrą paryškinto pavadinimo antraštėje. Jūs netgi galite įtraukti skirtukus, skirtus komandos nariams lengvai perskaityti vadovą, kad padėtumėte jiems rasti tinkamus SOP savo skyriuose.